90 días para IA operacional: El roadmap realista

Cada semana recibo alguna variación de la misma pregunta: "Quiero implementar IA en mi empresa, por donde empiezo?" Y cada semana mi respuesta es la misma: depende de que tan en serio te lo tomes.

Si quieres un chatbot que responda preguntas frecuentes, hay cincuenta plataformas no-code que te lo montan en una tarde. Si quieres IA que opere --que agende citas reales, procese pagos reales, maneje cancelaciones reales, y mida resultados reales-- necesitas 90 dias, un plan concreto, y la disciplina para no saltarte los pasos aburridos.

Este articulo es ese plan. No es teoria. Es el roadmap que seguimos con Face Clinic, con todos los errores que cometimos, los atajos que no funcionaron, y los checkpoints que nos permitieron saber si ibamos por buen camino.

Tres fases. Noventa dias. Un sistema de IA que opera, no solo conversa.

Antes de empezar: las tres preguntas que debes responder

No empieces el dia 1 sin tener respuestas claras a estas preguntas:

Pregunta 1: Cual es la transacción que quieres automatizar?

No "quiero automatizar mi negocio". Una transacción específica. "Quiero que un agente agende citas con pacientes que escriben por WhatsApp." "Quiero que un agente procese pedidos de clientes recurrentes." "Quiero que un agente haga seguimiento a cotizaciones no cerradas."

Si no puedes describir la transacción en una oración, no estas listo para empezar.

Pregunta 2: Tienes acceso a los datos y sistemas que esa transacción necesita?

El agente necesita datos para operar. Si tu ERP no tiene API, si tu CRM es un Excel, si tus datos de inventario estan en la cabeza de tu jefe de bodega, el roadmap de 90 dias se convierte en un roadmap de 180 dias porque los primeros 90 los vas a gastar construyendo infraestructura básica.

Esto no es motivo para no empezar. Es motivo para ser realista sobre los tiempos.

Pregunta 3: Quien va a dedicar tiempo a esto?

IA operacional no es un proyecto que se delega y se olvida. Necesita un dueño. Alguien que dedique al menos 15-20 horas semanales durante los 90 dias. No tiene que ser un ingeniero. Tiene que ser alguien que entienda la operación y tenga autoridad para tomar decisiones sobre flujos y procesos.

En Face Clinic, ese dueño fui yo. No porque fuera el más técnico del equipo, sino porque era el que mejor entendia la intersección entre la operación de la clínica y las capacidades de la tecnología.

Fase 1: Cerebra Base (Dias 1-30)

La primera fase no tiene nada de glamoroso. No hay agentes conversando con pacientes. No hay demostraciones impresionantes. Hay documentos, mapas y estructura. Y eso esta bien. Los cimientos nunca son espectaculares.

Semana 1-2: Documentación y contexto

Entregables:

• Minimo 20 documentos cargados en el sistema de gestión documental, organizados en al menos 5 categorias.
• Categorias tipicas: Procesos operativos, Politicas de precios, Protocolos clinicos (o equivalente segun vertical), Guias de atención, Información de productos/servicios.

Que hicimos:

Recopilamos todo lo que existia en la empresa que un agente necesitaria saber para operar. Manuales de procedimientos, listas de precios, horarios de doctores, protocolos de pre y post operatorio, políticas de cancelación, preguntas frecuentes de pacientes, scripts de venta que usaban las recepcionistas.

La mayoria de esto no estaba documentado. Estaba en la cabeza de las personas. La primera tarea real del proyecto fue hacer explicito lo implicito. Sentarse con la recepcionista estrella y preguntarle: "Cuando un paciente te dice que es caro, que le dices exactamente?" Y transcribir esa respuesta.

Error que cometimos: Intentamos documentar todo en la primera semana. Imposible. Hay demasiado conocimiento tacito. Lo que funcionó fue documentar lo mínimo necesario para la transacción que queriamos automatizar (agendamiento de citas) y agregar documentos iterativamente conforme el agente encontraba huecos.

Checkpoint semana 2: Puedes hacerle a tu base documental la pregunta "cuanto cuesta una rinoplastia y cuando hay disponibilidad?" (o el equivalente en tu negocio) y obtener una respuesta correcta y completa? Si la respuesta es si, avanza. Si es no, te faltan documentos.

Semana 3: Mapeo VSM